Die Suchfunktion in Outlook ist ein sehr hilfreiches Tool, wenn es darum geht, E-Mails, Kontakte oder auch Kalendereinträge zu finden. Eine große Hilfe dabei sind die vorkonfigurierten Suchfilter, welche Outlook automatisch bereitstellt. Mit deren Hilfe kann ganz einfach nach verschiedenen Absendern, Betreffen oder auch Anlagen in bestimmten Postfächern und Ordnern gesucht werden. Ohne das Verwenden dieser Filter werden jegliche (max. 250) E-Mails angezeigt, in denen an irgendeiner Stelle, sei es im Absender, Betreff oder Anhang, ein Teil des Suchbegriffes vorhanden ist.
Die Suchfilter erreicht man, in dem man in das Suchfeld oben links in Outlook klickt und anschließend den Pfeil nach unten (da das Suchmenü bereits ausgeklappt wurde, zeigt der Pfeil auf dem Abbild nach oben), welcher sich nun rechts im Suchfeld befindet, anklickt.
Hier kann nun ausgewählt werden, ob im gesamten Postfach, im Ordner oder in den Unterordnern gesucht werden soll. Wenn nur E-Mails von einem bestimmten Absender angezeigt werden sollen, muss man lediglich im untersten Feld ‚Von‘ jene E-Mail Adresse, oder Kontakt (falls dieser bereits gespeichert sein sollte) angeben und anschließend auf ‚Suchen‘ klicken. Auch nach Betreffen und Anlagen kann gesucht werden, dazu einfach in den dementsprechenden Feldern den gewünschten Begriff eingeben. Falls die Suche auf einen gewissen Zeitraum (z. B. ein Monat) begrenzt werden soll, kann einfach ein Start- und Enddatum festgelegt werden, somit werden nur die Elemente (E-Mails, Anhänge etc.) angezeigt welche in diesem Zeitraum empfangen wurden.
Natürlich können auch mehrere Kriterien gleichzeitig eingegeben werden.
Als Beispiel:
Betreff: Test
Erhalten: 01.01.2022 07.01.2022
Von: m.mustermann@abcgmbh.de
So würden alle E-Mails von ‚m.mustermann@abcgmbh.de‚ mit dem Betreff ‚Test‚ zwischen dem ‚01.01.2022‚ und dem ‚07.01.2022‚ angezeigt werden.
Aufgepasst werden muss jedoch, wenn z. B. im Betreff nach mehreren Wörtern gleichzeitig gesucht wird. Dann werden jegliche E-Mails mit Betreffen, die entweder den einen oder den anderen Begriff beinhalten, angezeigt.
Falls Ihnen die Suchfilter nicht ausreichen sollten, können Sie unter ‚+ Mehr Optionen hinzufügen‚ beliebig weitere Filter hinzufügen, oder auch nicht benötigte entfernen.
Eine ausführliche Dokumentation aller Suchfunktionen finden Sie auf: https://support.microsoft.com/de-de/office/hilfe-zur-suche-in-outlook-d824d1e9-a255-4c8a-8553-276fb895a8da